Attālinātais darbs: kā pielāgoties, nezaudējot savu un komandas efektivitāti

Publicēts

Mana elastīgā darba pieredze aizsākās 2010. gadā, kad sāku strādāt Microsoft Latvia. Kopš 2012. gada mēs Microsoft aktīvi popularizējām elastīgo darbu, aicinot pārējos izmēģināt un pievienoties “Strādā jebkur” kustībai. Šobrīd jau reti kurš nav brīvprātīgajā vai piespiedu kārtā tai pievienojies. Arī pie mums, bankā Citadele, no mājām strādā vairāk nekā 85% jeb ap 1200 darbinieku visā Baltijā.

Labprāt dalīšos savā pieredzē un sniegšu ieteikumus, kā organizēt savu un komandas ikdienas darbu, nezaudējot produktivitāti, efektivitāti un, pats galvenais, cilvēcību.

Kā organizēt savu darbu un #izdzīvotmājās

Jāsaprot, ka elastīgais vai attālinātais darbs, kāds tas ir pēc 12. marta, nav tas pats, kas iepriekš. Ja iepriekš, piemēram, visi bērni bija savās vietās (skolā vai pirmsskolas izglītības iestādē), un ikviens mājās strādājošais 100% varēja veltīt laiku sev un darbam, tad tagad tie, kuri strādā mājās, to pārsvarā dara lielā haosā un troksnī. Arī man, strādājot mājās ar trīs bērniem, ir jauni izaicinājumi un jaunas prasmes, ko izkopju, tomēr pamatnoteikumi, kas der ikvienam, ir tie paši:

  1. noteikums: plānojiet savu dienu: ievietojiet visas sanāksmes un dienas laikā veicamos uzdevumus tiešsaistes kalendārā, lai ikviens to varētu redzēt; ja iespējams, stingri pie tā pieturieties; ieplānojiet arī ēst gatavošanu vai ēšanu, un svaiga gaisa pauzi;
  2. noteikums: esiet aprīkots — ziniet, kā izmantot digitālos rīkus un organizējiet savu attālināto darbu tā, lai nezustu darba kvalitāte un produktivitāte (piemēram, slikta datora pele vai lēns internets var sagraut visus darba plānus);
  3. noteikums: noskaņojieties darbam un iekārtojiet vidi - domājiet par savu ārējo izskatu (arī zem jostasvietas), padomājiet par fonu, lai nekas nenovērš uzmanību no jūsu video konferences satura; ieviesiet savu rituālu, piemēram, pirms ķerties pie darba, noskaņojieties - izlasiet rīta ziņas, dzerot gardu kafiju;
  4. noteikums: zvanu laikā nedariet citus darbus un koncentrējieties uz vienu uzdevumu -  jo, vienlaikus darot vairākus darbus, nav ne 100% klātbūtnes zvanā, ne arī pārējie darbi tiks izdarīti kvalitatīvi. Aicinu izvērtēt dalību sanāksmēs – ja nevarat sniegt savu pienesumu, labāk atteikt dalību un veltīt laiku jēgpilnam, uz rezultātu vērstam darbam;
  5. noteikums: šis vairāk ir vecākiem, kuri uz pusslodzi kļūst arī par skolotājiem – plānojiet dienu arī bērniem, lai viņiem ir skaidrs savs un pieaugušo dienas grafiks. Iespējams, ka tas ir liels kalendārs pie sienas vai ģimenes Google kalendārs, kur pa stundām ir sarakstīts, kad vecāki nevar atrauties no ierīces, jo ir videokonference, kad visi ēd, kad ir kopīgs ģimenes laiks utt.

Ieteikumi uzņēmumiem, kuriem šī ir pirmā reize

Protams, šobrīd vieglāk pielāgoties situācijai ir tām organizācijām, kas līdz šim atbalstīja darbinieku attālināto darbu, jo ir jau sagādāti nepieciešamie rīki un informācijas sistēmas, izveidojies zināms darbinieku personiskais un uzņēmuma kultūras briedums. Organizācijām, kurās darbs no mājām ir kaut kas jauns, jāvelta daudz vairāk resursu attālinātā darba organizēšanai – sagādājot vajadzīgās tehnoloģijas, apmācot darbiniekus un vadot visus iespējamos riskus. Tomēr esmu droša, ka tā nav neiespējamā misija. Daži ieteikumi organizācijām, kas arvien ir ceļā uz attālinātā darba ieviešanu:

  1. pārliecinieties, ka jums ir visi nepieciešamie “darba rīki” un tehniskie risinājumi, lai darbinieki pilnvērtīgi varētu strādāt attālināti (dators, tā aksesuāri, programmas, atļaujas un drošības sistēmas);
  2. nodrošiniet darbiniekus ar nepieciešamajām zināšanām un prasmēm šo rīku izmantošanā (organizējiet tiešsaistes apmācības, sagatavojiet padomu materiālus vai procedūras, sniedziet iespēju jebkurā brīdī sazināties ar tehniskā atbalsta speciālistu);
  3. palīdziet darbiniekiem apgūt jaunās prasmes – plānot savu laiku, prioritizēt uzdevumus, organizēt komandu darbu, iekārtot darba vidi utt.;
  4. esiet nepārtrauktā kontaktā ar darbiniekiem: nodrošiniet regulāros vadības ziņojumus par situāciju, organizējiet kopējos tiešsaistes zvanus, veidojiet slēgtās grupas operatīvai vai ikdienas saziņai; esiet radoši darbinieku lojalitātes un piederības sajūtas stiprināšanā;
  5. mudiniet sniegt atgriezenisko saiti un piedāvājiet tam dažādos kanālus: piemēram, uzticības tālruni, anonīmo e-pastu, komentārus pie intraneta rakstiem; pārliecinieties, ka tiešie vadītāji regulāri organizē 1:1 un komandas virtuālās tikšanās, lai justu iekšējo temperatūru un komandas noskaņojumu;
  6. pēdējais: esiet cilvēcīgi un veidojiet atklātu komunikāciju; esiet saprotoši, jo katrs darbinieks ir personība ar savām bailēm, vajadzībām un ikdienas izaicinājumiem; esiet atbalstoši un pieejat katram darbiniekam individuāli.

Attālinātā komandas darba organizēšana

Nākamais līmenis, kurā veidojas izaicinājums – komandas darba organizēšana un katra darbinieka piederības sajūtas veidošana. Sniegšu dažus ieteikumus tiem struktūrvienību vadītājiem, kuriem šie jautājumi ir dienas kārtībā:

  • vispirms pārliecinieties par katra darbinieka labsajūtu un gatavību strādāt jaunajos darba apstākļos. Iespējams, ka tas prasīs laiku, bet 1:1 ar katru darbinieku ir labā prakse. Pārliecinieties, ka jūs esat pirmais, pie kā darbinieks vēršas ar jautājumu un lūdz padomu;
  • plānojiet regulāru komandas darbu - nelielās komandās būtisks ir kontakts katru dienu. Piemēram, mūsu Citadeles mārketinga un komunikācijas departamentā katru darba dienas rītu ir dienas plānošanas zvans un vakarā – zvans par paveikto, kā laikā kolēģi sniedz atgriezenisko saiti un pārrunā savus dienas izaicinājumus un rezultātus;
  • pirms plānot tikšanos ar jebkuru kolēģi, vienmēr aplūkojiet kolēģu kalendārus un respektējiet to;
  • tāpat kā klātienes tikšanās, arī attālinātās tikšanās prasa sagatavošanos. Jau kalendāra pieteikumā jānorāda zvana saite, darba kārtība un mērķis, kas jāsasniedz, kā arī jābūt noteiktam atbildīgajam un pēc zvana visiem jāsaņem kopsavilkums par runāto; pēc iespējas aicinu izmantot “mākoni” dokumentu koplietošanai un komandas darba plānošanai;
  • nelielam cilvēku skaitam izmantojiet video zvanu – tas padarīs saskarsmi personiskāku un padarīs komunikāciju efektīvāku;
  • ja ir steidzams jautājums, kas vairākiem kolēģiem jāpārrunā un jāpieņem kopīgs lēmums, aicinu organizēt operatīvo sazvanu - tas liks izvairīties no e-pastu kalniem un paātrinās procesu;
  • sekojiet pamata etiķetei un vienojieties par tās ievērošanu – laicīgi jāpievienojas zvaniem, runā viens un pārējie izslēdz mikrofonu, pēc iespējas izmantojiet interaktīvās metodes – čatu, balsošanu, kopīgos pierakstus utt.;
  • never assume jeb nekad nepieņemiet kaut ko par pašsaprotamu, piemēram, nepieņemiet, ka kāds kolēģis kaut ko izdarīs. Tāpat sarakstē ir liela iespējamība tikt pārprastiem – kad nosūtāt e-pastā vai čatā sarežģītu uzdevumu, labāk piezvanīt un pārliecināties, ka kolēģis info ir pareizi sapratis. Atcerieties, ka rakstiskajā komunikācijai ir daudz lielāka iespējamība tikt pārprastai nekā klātienē vai telefoniski runātajai.

Labu ziņu atstāju noslēgumam: ārkārtējā situācija kādreiz beigsies, un mēs būsim citi – labāki – cilvēki, kuri ir elastīgāki un ātri spēj tikt galā ar jauniem izaicinājumiem.

Tāpat mēs noteikti vairāk novērtēsim tiešo saskarsmi, iespēju baudīt kafiju ar kolēģiem un cilvēcīgo saskarsmi.

Kristīne Mennika
Citadeles korporatīvās komunikācijas vadītāja un trīs dēlu mamma